Método Kanban: diferenças entre o método e a ferramenta

Se você trabalha no sistema corporativo certamente já deve ter ouvido falar do método Kanban. Algumas empresas usam a ferramenta, com o mesmo nome, para ajudar na gestão de processos internos. Porém, o Kanban não é apenas uma ferramenta. Ele é uma metodologia utilizada na gestão de fluxos contínuos.

De uma maneira geral, o objetivo do método é maximizar a entrega de valor para o cliente, por meio da priorização das tarefas de maior valor (melhor ROI) e focar na entrega (Throughput). Isso é feito por meio da redução do WIP (Work In Progress).

Inicialmente, vamos conhecer como o método Kanban surgiu para, em seguida, compreender mais a fundo as diferenças entre o método e a ferramenta.

Como surgiu o método Kanban

O sistema Kanban surgiu no Japão nos anos 1960 dentro da Toyota. Essa metodologia surgiu para que os colaboradores da empresa conseguissem controlar a sua produção e atender a demanda do mercado. 

Para visualizar melhor todos esses processos, o sistema tem uma organização bem visual. É utilizado um quadro com colunas e cartões coloridos. Nas colunas é possível colocar os produtos e acompanhar seus status na linha de produção.

Do mesmo modo, as cores servem para representar quão urgente é a produção de cada produto. Inicialmente, esse método atendeu a indústria por muito tempo. Atualmente, o método Kanban é utilizado para o controle de processos e equipes que trabalham com desenvolvimento de softwares, prestação de serviços, setores de marketing e desenvolvimento de comunicação. Em outras palavras, é uma excelente ferramenta de gestão de tarefas.

O que é o método Kanban

É um sistema ágil, eficiente e visual para gestão de tarefas e controle de produção. Nesse sentido, ser ágil significa otimizar processos para que a entrega de produtos e serviços seja feita no prazo. A parte visual é forma de apresentação dos processos da empresa, que faz com que todos os membros do time consigam ter uma visão geral por meio de elementos visuais.

Porém, a metodologia é muito eficiente e não pode ser resumida a apenas uma to do list. Afinal, o Kanban é muito mais do que isso. Ele acompanha os status das atividades, quem são os responsáveis, sinaliza as prioridades e, por trás dos princípios da metodologia, existem os reais ganhos: retorno sobre investimento e foco otimizado da entrega.

Os princípios do método Kanban

Para não limitar o Kanban a apenas uma metodologia ágil com algumas ferramentas visuais, é importante conhecer os princípios que o regem.

  • Qualidade: Mais do que priorizar a agilidade, o Kanban preza pela qualidade da entrega. Principalmente porque terminar um trabalho sem erros (que sempre gera custos) é mais importante do que terminar rápido.
  • Melhora contínua: Além de gerenciar, ele também atua como um sistema de melhoria de processos do projeto.
  • Redução de desperdício: O método só foca no que é relevante para o projeto e exclui todo o resto que é secundário.
  • Flexibilidade: É possível tanto atender demandas que já estavam esperando na fila quanto passar tarefas urgentes na frente. Há flexibilidade para trocas e substituições de atividades.

Quais são os tipos de Kanban

Há dois tipos básicos de Kanban: o de produção e o de movimentação.

  • Produção: Trata-se de um sistema para gestão e controle de tarefas. É possível gerenciar todo o trabalho por meio de 3 colunas: A fazer, Fazendo e Feito. É possível acrescentar outras colunas, de acordo com o escopo do trabalho.

São usados cartões com os descritivos das tarefas e os nomes dos profissionais da equipe responsáveis por elas. Conforme as tarefas vão sendo executadas, os cartões vão mudando de lugar. Equipes de marketing e desenvolvimento de softwares usam esse sistema.

  • Movimentação: Esse tipo é usado na indústria, para controlar entradas e saídas de estoque e equilibrar volume de produção e a demanda. Porém, o mesmo sistema de gerenciamento por cartões também é usado neste tipo.

Neste caso, é possível ainda ter mais dois tipos de Kanban: o interno (para dentro da empresa) e o externo (controla fornecedores e freelancers).

Por que o Kanban é diferente de outros métodos ágeis

Muitos comparam as funcionalidades da metodologia Kanban com o Scrum. Mas há algumas diferenças. Por exemplo, o Scrum é uma metodologia ágil para gestão de projetos. Ele ajuda a melhorar o desempenho do trabalho em equipe por meio de práticas de gestão.

Porém, ele é extremamente prescritivo, responsável por definir papéis dentro de um projeto e até o tempo exato das reuniões. Isso significa que, para que o projeto tenha sucesso, é preciso seguir à risca suas recomendações.

Já o método Kanban é um sistema que ajuda no trabalho em equipe, mas sem regras rígidas ou limitações. Com o Kanban é possível visualizar possíveis erros e a produtividade de cada membro da equipe.

Vantagens do método Kanban

Diferente dos métodos ágeis que são prescritivos, o Kanban possui vantagens bem convidativas por ser um sistema flexível. Veja de quais outras formas ele é um bom método:

  • Exclui atividades que não agregam valor à equipe ou ao projeto
  • É simples de ser aplicado e fácil de ser gerenciado
  • Reduz custos e desperdícios
  • Otimiza o tempo gasto em cada projeto
  • Evita que os colaboradores fiquem muito tempo ociosos

Diferenças entre o método e a ferramenta

Método e ferramenta caminham juntos para operacionalizar as tarefas nas empresas e indústrias. Porém, vimos que para usar a ferramenta, é preciso compreender o método.

Por fim, com aplicações fáceis, flexíveis e assertivas, a metodologia tem objetivos mais pontuais, como: retorno sobre investimento, entrega ágil e pontual, fortalecer, relacionamento com fornecedores e colaboradores, entre outros.

Com o objetivo de diminuir a fila de tarefas em andamento, o método costuma ter uma atuação ágil. Dessa forma, uma grande vantagem do Kanban é que ele pode atuar junto com outro método, como o Scrum, por exemplo, e agregar mais valor aos seus processos. Porém, o Kanban não consegue substituir outras metodologias.

Se você quer entender mais sobre o funcionamento do método Kanban, entre em contato com alguém da nossa equipe. Estamos prontos para te ajudar!

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